La pandémie de COVID-19 et la généralisation du travail à distance qui en a découlé ont été des ajustements considérables pour les gens du monde entier. Nous nous sommes tous estimés chanceux de ne pas faire partie des nombreuses personnes qui ont perdu leur emploi, mais cela ne signifie pas qu'il a été facile de passer à un format de travail aussi différent.
Le changement a été particulièrement difficile pour les nouveaux embauchés et les stagiaires. Apprendre les ficelles du métier dans n'importe quelle entreprise sera plus difficile pour quiconque ne se trouve pas dans la même pièce que ses mentors ou ses dirigeants.
Pour que vos stagiaires restent des membres productifs et intégrés à votre équipe, il suffit d'adopter quelques nouvelles stratégies et de planifier à l'avance. Utilisez ces conseils pour que vos programmes de stage soient aussi bénéfiques que possible pour tout le monde, même si vous ne rencontrez vos stagiaires qu'à travers un écran.
1. Impliquer davantage de personnes
Ne gardez pas le silence sur votre stage et ne le passez pas sous silence avec les employés existants. Si vous voulez que vos stagiaires aient vraiment l'impression de faire partie de l'entreprise, vous devez obtenir l'adhésion du reste de l'entreprise.
Faites en sorte que tout le monde se réjouisse de l'arrivée des stagiaires. Faites en sorte que l'annonce soit amusante, en faisant l'éloge de leurs qualifications et de leurs réalisations, tout en parlant de la perspective nouvelle qu'ils apporteront avec eux.
Vous pouvez également demander à vos stagiaires de rédiger un court message sur eux-mêmes et leurs centres d'intérêt, puis d'inclure ce message dans votre courriel d'annonce. Cela permet à tout le monde d'apprendre à connaître les nouveaux stagiaires, qui se sentent ainsi comme n'importe quel autre membre de l'équipe.
2. Prendre le temps de s'amuser
Le passage soudain au travail à domicile a donné lieu à une plainte fréquente : les employés regrettent souvent les petites discussions à la fontaine d'eau et les brefs échanges avec leurs collègues. Il peut en résulter un sentiment d'isolement et de déconnexion par rapport à l'équipe. C'est encore pire pour un nouvel employé qui n'a pas eu l'occasion de nouer des liens avec ses collègues au départ.
Prévoyez du temps dans l'emploi du temps de vos employés et stagiaires pour bavarder. Par exemple, organisez une réunion virtuelle autour d'une fontaine d'eau: un moment où les employés peuvent parler de manière décontractée de tout ce qui n'est pas lié au travail. C'est l'occasion pour eux d'apprendre à se connaître et pour vos stagiaires de se sentir plus proches de leur équipe.
Veillez toutefois à ce que cela fasse partie du temps de travail de vos employés. Si vous leur demandez de renoncer à leur temps personnel, ils risquent d'être moins interactifs parce qu'ils veulent juste terminer leur journée et retrouver leur temps libre. Ces discussions sont un investissement dans votre culture d'entreprise et dans la collaboration de vos équipes ; elles doivent donc avoir lieu pendant les heures de travail.
3. Utiliser un système de copinage
C'est une bonne chose d'avoir une équipe entière de personnes prêtes à soutenir vos nouveaux stagiaires, mais cela peut être accablant lorsqu'il y a trop de personnes qui attendent de l'aide. Au lieu de cela, attribuez à chaque stagiaire un "compagnon de stage".
Ce "copain" doit être la personne de référence du stagiaire pour apprendre à connaître l'entreprise. Il peut le renseigner sur tous les protocoles généraux, tant formels qu'informels. Il peut aider les stagiaires à apprendre les tenants et les aboutissants de l'entreprise et les présenter à d'autres personnes qui pourraient devenir de bons amis.
Veillez à ce que le binôme que vous choisissez soit quelqu'un qui incarne véritablement la culture de votre entreprise. À bien des égards, c'est cette personne qui déterminera la façon dont votre stagiaire perçoit son nouvel environnement de travail, et vous souhaitez donc que son influence soit positive. Pour les aider à rester en contact, demandez-leur de se rencontrer à intervalles réguliers, par exemple une fois par semaine.
4. Mise en place d'un temps de préparation avec les différentes équipes
Vos stagiaires devraient avoir chacun une équipe spécifique avec laquelle ils travaillent, mais chaque entreprise a besoin d'une collaboration saine pour donner le meilleur d'elle-même. Pour aider vos stagiaires à connaître d'autres équipes et à renforcer leur collaboration, organisez des réunions avec différentes équipes.
Plus précisément, présentez vos stagiaires à des équipes qui sont liées à leurs propres tâches. Par exemple, un stagiaire en développement UX devrait se familiariser avec les développeurs backend, les dev ops, etc. Il n'a pas nécessairement besoin d'une réunion avec vos comptables ou vos équipes de service à la clientèle.
Ces réunions doivent rester décontractées et quelque peu informelles. Il doit s'agir de séances visant à "faire connaissance" plutôt que de réunions de travail détaillées.
5. Choisir des supports d'accueil interactifs
Lorsque vous accueillez un nouveau stagiaire ou un nouvel employé au bureau, le simple fait qu'il fasse partie de la culture de votre entreprise peut l'aider à rester engagé. Dans ce contexte, vous pouvez peut-être vous passer de documents d'intégration passifs et arides, tels que des manuels écrits.
Cependant, dans un environnement distant, vous devez faire un effort supplémentaire pour aider vos stagiaires à se sentir impliqués et leur donner un meilleur aperçu de votre entreprise. Pour ce faire, vous devez rendre votre processus d'intégration plus pratique, plus interactif et plus engageant.
Par exemple, optez pour une formation pratique avec les membres de l'équipe de vos stagiaires ou les nouveaux embauchés pour une plus grande partie du processus d'intégration. Utilisez des vidéos avec des exercices actifs plutôt que des manuels écrits.
6. Créer des liens avec d'autres nouveaux arrivants
Quel que soit votre accueil et celui de vos employés, l'arrivée d'un nouveau stagiaire est toujours stressante et stimulante. Il peut être utile que vos stagiaires soient en contact avec d'autres personnes qui sont dans leur situation.
Vous pouvez leur offrir ce cadeau en créant un groupe de ressources pour les employés (ERG) pour les stagiaires et les nouveaux employés. Cela permet aux stagiaires de se sentir plus proches de leur expérience parce qu'ils la vivent avec d'autres, et non pas seuls.
Créez ce groupe pour qu'il se réunisse régulièrement, peut-être une ou deux fois par mois, afin que les stagiaires et les nouveaux embauchés puissent discuter de leurs difficultés, apprendre à se connaître et partager des conseils.
7. Demander un retour d'information
Vos stagiaires ne sont pas seulement là pour apprendre de vous ; vous pouvez aussi apprendre beaucoup de choses d'eux si vous faites l'effort de les écouter.
Demandez-leur leur avis à différents moments de leur stage. Obtenez un retour d'information sur le programme de stage en général et sur votre processus d'intégration à distance.
Même si vos stagiaires ne sont pas des professionnels expérimentés, ils peuvent vous donner de précieux conseils sur la manière d'améliorer le fonctionnement général de l'entreprise. Vous seriez surpris de voir ce qu'un œil neuf peut déceler, alors demandez-leur comment vous pouvez vous améliorer.
Pour que cette démarche soit productive, le stagiaire doit se sentir à l'aise et en sécurité lorsqu'il vous parle franchement. Il doit également être certain que ses commentaires seront pris au sérieux, car si ce n'est pas le cas, il ne voudra pas risquer de vous contrarier s'il n'y a pas de résultat positif.
Vous devez commencer à faire passer ce message dès le premier jour. L'honnêteté et la critique constructive permanente doivent faire partie intégrante de la culture de votre entreprise.
8. S'attendre à une courbe d'apprentissage plus longue
Chaque stagiaire a une courbe d'apprentissage plus ou moins longue. Sans surprise, cette courbe a tendance à être plus longue lorsqu'ils apprennent les ficelles du métier à distance.
Lorsqu'un stagiaire n'a pas d'enseignant à ses côtés, il risque de poser moins de questions ou d'avoir plus de mal à comprendre les conseils de son formateur. Adaptez vos attentes en conséquence et soyez patient avec lui.
Cela ne signifie pas pour autant qu'il faille renoncer totalement à ses attentes ou à ses normes. Il peut être utile de disposer d'une liste de contrôle pour certains intervalles. Par exemple, vous pouvez dresser une liste des compétences que vous attendez de vos stagiaires au bout de 30 jours, une autre au bout de 60 jours, et ainsi de suite. Veillez à ce que ces compétences soient adaptées à un calendrier d'intégration à distance.
Il est également important de se rappeler que ces listes de contrôle doivent être utilisées pour suivre les progrès de vos stagiaires et procéder aux ajustements nécessaires. Elles ne doivent pas être utilisées pour écarter un stagiaire ou le juger lent à apprendre.
9. Augmenter le temps de travail individuel des gestionnaires
Les entretiens individuels entre chaque employé et son supérieur hiérarchique devraient être une pratique courante dans toute entreprise. Ils sont particulièrement importants lorsque votre équipe travaille à distance, car les employés n'ont pas de contacts aussi fréquents avec leur supérieur.
Cette importance est encore plus grande pour les stagiaires éloignés. Ils ont besoin de plus de conseils parce qu'ils découvrent votre entreprise et le monde du travail en général. C'est pourquoi il est judicieux d'aménager l'emploi du temps de vos responsables afin d'organiser des réunions individuelles plus fréquentes ou plus longues avec vos stagiaires.
D'une part, les stagiaires ont ainsi davantage l'occasion de poser toutes les questions qu'ils souhaitent. D'autre part, cela permet aux stagiaires d'être plus à l'aise avec leurs responsables. Ils se sentiront plus investis dans votre entreprise, seront plus prompts à poser des questions et se sentiront plus confiants, ce qui peut améliorer leurs performances.
10. Célébrer les petites victoires
Le renforcement positif est très utile pour tous les employés, mais vous pouvez le multiplier par dix pour les stagiaires à distance.
Tout d'abord, les stagiaires arrivent en terrain inconnu et ont donc tendance à douter de nombreux aspects de leur travail. Ils ne savent pas qu'ils sont performants à moins que vous ne le leur disiez, et lorsque vous le ferez, ils continueront à faire du bon travail.
Deuxièmement, vous souhaitez créer un lien entre votre entreprise et le stagiaire, car les employés sont plus performants lorsqu'ils s'investissent davantage dans leur travail. Le renforcement positif permet à votre stagiaire de se sentir apprécié, ce qui crée une culture de travail plus positive.
Veillez également à associer le reste de l'entreprise à la réussite de votre stagiaire. Envoyez des bulletins d'information par courrier électronique pour faire l'éloge de ses réalisations et des étapes franchies. N'oubliez pas de faire de même pour vos employés plus expérimentés.
11. Envisager des projets de collaboration directe
La plupart des gens apprennent mieux en réalisant eux-mêmes une activité qu'en regardant quelqu'un d'autre la faire. En même temps, ils ont besoin d'être guidés tout au long du processus pour savoir s'ils font le travail correctement.
Pour leur donner cet équilibre entre travail proactif et conseils, mettez en place des projets dans lesquels ils travaillent directement avec un autre membre de l'équipe. Par exemple, vous pouvez confier un projet au stagiaire, mais lui faire passer un appel vidéo avec un cadre supérieur pendant qu'il y travaille.
Ainsi, le stagiaire peut facilement et rapidement poser des questions et obtenir des conseils immédiats, de sorte qu'il ne reste pas bloqué dans l'attente d'une réponse avant de pouvoir aller de l'avant. Cela permet également au membre de l'équipe senior de connaître le processus de pensée du stagiaire afin de mieux l'aider à apprendre et de corriger les erreurs au fur et à mesure qu'elles se produisent.
12. Modifier les anciennes traditions, ne pas les abandonner
À l'époque où nous travaillions tous au bureau, de nombreuses entreprises avaient des traditions et des habitudes pour créer un sentiment d'appartenance à la communauté autour de leurs employés. Peut-être que vos équipes déjeunaient ensemble une fois par semaine ou que vous organisiez une cérémonie de remise de prix tous les trimestres. Ce type d'événements peut donner à vos stagiaires le sentiment de faire partie de l'équipe.
Maintenant que nous sommes dans un monde plus éloigné, ne mettez pas fin à ces traditions. Il suffit de les modifier. Vous pouvez toujours organiser une cérémonie virtuelle de remise des prix, par exemple, et vous pouvez organiser des déjeuners d'équipe en réservant un moment spécifique pour que les membres de l'équipe déjeunent et discutent par le biais d'un appel vidéo.
C'est particulièrement important lorsque vous avez un stagiaire éloigné. Il se sent déjà comme un poisson hors de l'eau au début, alors imaginez à quel point il serait isolé si ses collègues parlaient de toutes les activités de groupe amusantes qu'ils avaient l'habitude de faire, mais que le stagiaire n'a pas pu y participer. De simples modifications peuvent vous aider à assurer une meilleure continuité entre la culture du bureau et celle du travail à distance.
L'intégration de vos stagiaires à distance se fait en douceur
Notre nouveau monde, soudainement plus virtuel, est difficile à naviguer pour chacun d'entre nous. Avec un peu de planification et de stratégie, vous pouvez néanmoins rendre l'expérience de vos stagiaires à distance plus productive pour tout le monde, que le reste de l'équipe soit à distance ou au bureau.
Si les conseils ci-dessus peuvent vous aider, trouver le bon stagiaire n'est pas non plus une mince affaire. Pour en savoir plus sur notre programme de stages internationaux et sur la manière dont nous pouvons vous aider à entrer en contact avec des talents de premier plan dans le monde entier.
