S'il y a une chose que l'on peut dire de l'année 2020, c'est qu'elle nous a tous obligés à faire preuve de flexibilité. Parmi les innombrables changements que les gens du monde entier ont été contraints d'opérer dans leur vie, de nombreux employés et employeurs ont dû s'adapter au travail à distance. En fait, jusqu'à 70 % des travailleurs américains ont travaillé à domicile pendant la COVID-19, alors qu'ils n'étaient que 20 % avant la pandémie.
Si la transition a été un choc pour les employés en place, elle a été un véritable tremblement de terre pour les stagiaires. Si certains stages ont été entièrement annulés en raison de la pandémie, beaucoup d'autres ont été remplacés par des stages à distance.
Ces stages au format unique s'accompagnent de défis exclusifs et d'avantages que certains employeurs n'avaient pas anticipés. Quels sont ces avantages et ces inconvénients, et comment pouvez-vous tirer le meilleur parti de vos stagiaires à distance ?
Avantages des stages à distance
Malgré les difficultés qu'ils posent, les stages à distance restent de formidables opportunités d'apprentissage et de développement, tant pour les stagiaires que pour les employeurs. Ils présentent même des avantages par rapport aux stages traditionnels.
Des opportunités à l'épreuve des pandémies
Lorsque le COVID-19 s'est répandu en 2020, 22 % des entreprises ont malheureusement annulé complètement leurs stages. Beaucoup de celles qui sont restées ont toutefois choisi d'organiser des stages à distance, et elles en ont récolté les fruits.
En réalité, personne ne sait si et quand il y aura des épidémies de nouvelles souches de COVID-19, et tout comme ce n'est pas la première épidémie à laquelle nous sommes confrontés, ce ne sera pas la dernière. D'autres problèmes, comme les catastrophes naturelles, pourraient également rendre le travail à domicile nécessaire à l'avenir. Les entreprises qui savent désormais comment gérer les stages à distance ont la possibilité de poursuivre leurs programmes de stages même si l'avenir est imprévisible.
Un vivier de recrutement plus large
Par nature, les stagiaires à distance n'ont pas besoin de vivre dans votre région ni d'être prêts à s'y installer temporairement. Vous avez accès à des talents du monde entier avec la même facilité que vous auriez accès à des stagiaires qui vivent à un pâté de maisons de chez vous. Il est donc plus facile de trouver le talent et la culture qui conviennent parfaitement à votre équipe.
Développer l'indépendance
Dans le monde de la technologie, en particulier, les professionnels sont constamment à la recherche de solutions à des problèmes qu'ils n'ont jamais vus auparavant. C'est pourquoi l'une des compétences les plus importantes dans le domaine de la technologie est d'apprendre à utiliser les ressources pour résoudre un problème par soi-même.
Les stagiaires à distance ont plus de chances de développer cette compétence car ils sont moins susceptibles de se tourner vers leur mentor dans le bureau voisin chaque fois qu'une question leur vient à l'esprit. Au lieu de cela, ils prendront un moment pour voir s'ils peuvent trouver la réponse par eux-mêmes, ce qui renforcera non seulement leur sens de l'initiative indépendante, mais aussi leur confiance en eux.
Exposition au travail professionnel à distance
Parce qu'ils ont été contraints de travailler à distance à cause de la pandémie, les chefs d'entreprise du monde entier ont finalement été exposés au travail à distance comme ils ne l'avaient jamais été auparavant. Pour beaucoup d'entre eux, la transition et les résultats ont été plus faciles que prévu, et ils prévoient d'offrir davantage d'opportunités de travail à distance à l'avenir.
Si votre entreprise fait partie de celles qui envisagent l'avenir du travail à distance, un stage à distance est un moyen idéal de tester de nouveaux talents. Vous avez l'occasion de voir comment vos stagiaires fonctionnent dans un environnement à distance, et il est donc facile de savoir s'ils conviendraient à ce cadre de travail à long terme.
Principaux défis posés par les stages à distance
Aussi bénéfiques que soient les stages à distance pour les employeurs et les stagiaires, ils s'accompagnent également de défis indéniables.
Gestion du personnel
L'une des raisons pour lesquelles certains cadres et dirigeants ont hésité à recourir au travail à distance dans le passé est leur inquiétude quant à la gestion des effectifs. Ils craignaient qu'il soit difficile de maintenir la motivation et l'engagement des employés s'ils ne pouvaient pas les voir, et pour certains, cela s'est avéré vrai.
Même pour les stagiaires les plus travailleurs et les plus concentrés, un certain manque d'engagement est courant lorsqu'ils sont isolés de leurs mentors et de leurs collègues. Cette situation a contraint les managers à adapter la manière dont ils communiquent avec leurs équipes. Cela est particulièrement vrai dans le cas des stages, car les stagiaires ne disposent pas encore d'un flux de travail établi, comme c'est le cas pour leurs collègues permanents.
Continuité des activités
Une culture cohérente est un élément essentiel du lieu de travail. Vous avez besoin que vos employés (et stagiaires) se sentent investis dans l'entreprise et qu'ils aient le sentiment de collaborer les uns avec les autres. Il est difficile d'y parvenir lorsqu'il n'y a pas de fontaine à eau autour de laquelle se rassembler.
Les stagiaires, en particulier, doivent ressentir les effets de la culture de votre entreprise parce qu'ils ne la connaissent pas encore. Si vous êtes satisfait de leur travail, vous voulez aussi qu'ils soient attirés par l'idée d'un poste permanent, ce qui a plus de chances de se produire s'ils se sentent liés à leur équipe et à l'entreprise.
Acquisition de talents
Le processus de recrutement et d'acquisition de talents est généralement assez personnel. Vous pouvez parler à vos stagiaires par téléphone, puis leur faire passer un ou deux entretiens en personne, tout en leur faisant rencontrer l'équipe pour évaluer leurs affinités. Bien entendu, cela n'est pas si naturel lorsque vous devez mener l'ensemble du processus à distance.
Dans le cas des stages technologiques, en particulier, la plupart des employeurs intègrent des tests de compétences dans leurs entretiens. Il peut être difficile de trouver des moyens adéquats pour le faire lors d'un appel vidéo.
Recrutement sur le campus
Avant la pandémie, de nombreux employeurs recrutaient des stagiaires en se rendant sur les campus universitaires pour faire connaissance avec les étudiants, s'adresser aux classes et mener des entretiens. Les foires aux stages étaient également des moyens populaires de recruter des talents. Toutes ces interactions permettaient aux employeurs de susciter l'enthousiasme des étudiants pour leurs stages.
Lorsque vous recrutez des stagiaires à distance, vous manquez ces opportunités de recrutement sur le campus. Les stages numériques peuvent être une option, mais il y a toujours une composante interactive qui peut manquer.
Conseils pour optimiser vos programmes de stages à distance
Malgré ces difficultés, les stages à distance peuvent s'avérer extrêmement productifs et bénéfiques si vous utilisez les bonnes stratégies et ajustements. Commencez par suivre ces conseils.
Établir une stratégie éprouvée de recrutement à distance
Tout d'abord, vous devez modifier vos stratégies de recrutement précédentes pour les adapter à un format de recrutement et d'entretien à distance. Par exemple, vous pouvez produire des vidéos qui donnent aux stagiaires un aperçu de la culture de votre entreprise. Vous pouvez également utiliser des outils et des partenaires conçus pour le recrutement de stagiaires à distance.
Affinez également vos questions d'entretien et vos tests de compétences. Pour les stagiaires en développement de logiciels, par exemple, essayez de poser des questions d'entretien spécialement conçues pour vérifier qu'ils sont prêts à travailler à distance.
Investir dans des outils de communication polyvalents
Disposer des bons outils de communication pour votre équipe est l'un des moyens les plus importants pour faciliter un travail à distance productif. Vous voulez que les membres de l'équipe puissent se contacter pour poser des questions ou même avoir une discussion amicale rapidement et facilement. C'est particulièrement important pour les stagiaires, qui ont forcément plus de questions à poser.
Disposez d'un ensemble d'outils de communication établis et uniformes que les équipes peuvent utiliser. Par exemple, vous pouvez disposer d'une plateforme de chat numérique que les employés doivent laisser ouverte en arrière-plan toute la journée pour des échanges rapides, ainsi que d'une plateforme vidéo sur laquelle ils peuvent se rendre pour un appel rapide. Le mot d'ordre est la continuité : faire en sorte que tout le monde utilise les mêmes outils afin qu'il n'y ait qu'un seul endroit où ils savent qu'ils peuvent contacter n'importe qui.
Planifier des réunions de contrôle permanentes
Il est facile pour les managers et leurs stagiaires de se sentir déconnectés lorsqu'ils travaillent à distance parce qu'ils ne sont pas physiquement proches les uns des autres. Pour combler ce fossé, veillez à ne jamais laisser s'écouler trop de temps entre leurs interactions.
Essayez d'organiser une réunion permanente une ou deux fois par semaine entre chaque stagiaire et son mentor ou son responsable. Cela leur donne l'occasion de discuter des problèmes ou des questions qu'ils peuvent avoir et de suivre leurs progrès sans prendre de temps imprévu dans leur emploi du temps.
Considérer un modèle de rotation
Dans le cadre d'un stage traditionnel, le simple fait de travailler chaque jour dans un bureau à proximité d'autres équipes permet au stagiaire de se faire une idée de ces autres équipes. Dans le cadre d'un stage à distance, vous devrez peut-être déployer davantage d'efforts concertés pour exposer votre stagiaire à différentes équipes.
En fonction des besoins du stagiaire, envisagez d'utiliser un modèle de rotation. Le stagiaire peut passer quelques semaines avec une équipe, puis quelques semaines avec une autre équipe, et ainsi de suite.
Non seulement cela améliore l'expérience d'apprentissage du stagiaire, mais cela l'aide à découvrir d'autres aspects de votre entreprise qui sont susceptibles d'avoir une incidence sur son rôle principal dans le cadre du stage. Cela lui permet également de mieux comprendre votre entreprise dans son ensemble, ce qui sera un atout si vous l'embauchez à temps plein à l'issue du stage.
Choisir le bon mentor
Pour les stages à distance et en personne, vous devez associer chaque stagiaire à un "mentor" - son principal point de contact au quotidien. Il s'agit de la personne qui prend généralement le stagiaire sous son aile et lui enseigne les méthodes de travail.
Il est toujours important de choisir un mentor qui soit positif, sympathique et compétent dans son travail. Dans le cas d'un stage à distance, cependant, vous devez également vous assurer que le mentor est compétent en matière de leadership à distance. Il s'agit d'un ensemble de compétences entièrement différent qui doit être perfectionné, et la capacité du mentor à enseigner à distance peut faire le succès ou l'échec de l'expérience et des performances de votre stagiaire.
Investir du temps dans la création d'une documentation
Certains aspects du travail de vos stagiaires ne peuvent être appris que par l'interaction personnelle et l'enseignement pratique, même s'il s'agit d'un enseignement pratique à distance. Il existe cependant de nombreux aspects plus banals du travail auxquels ils n'ont pas besoin de penser ou qu'ils ne doivent pas essayer de mémoriser en permanence. Il s'agit notamment des protocoles et procédures de l'entreprise, des listes de tâches quotidiennes, etc.
Pour ce type de détails, votre futur vous remerciera si vous prenez le temps de les documenter à l'avance. Créez un manuel de stage, par exemple, qui contienne ces listes de contrôle de base. Non seulement vous éviterez à votre stagiaire d'avoir à se souvenir ou à poser des questions sur des détails inutiles, mais vous pourrez facilement réutiliser ce guide pour faciliter le déroulement de vos futurs stages.
Améliorez vos mesures de progrès
Il est étonnant de constater à quel point il est facile pour les employés et les stagiaires de juger de leurs performances au quotidien, simplement en observant les signaux verbaux et non verbaux de leurs supérieurs. Ils peuvent apprendre beaucoup en observant simplement les expressions faciales d'une personne lorsqu'elle examine son dernier projet.
Les stagiaires ne bénéficient pas de cette évaluation constante lorsqu'ils travaillent à distance, ce qui peut les amener à se sentir moins sûrs de leurs performances. Pour compenser, augmentez le nombre d'évaluations des progrès que vous effectuez habituellement pour les stages.
Veillez à évaluer les progrès du stagiaire tant sur le plan quantitatif que qualitatif. Vous pouvez établir des listes de contrôle des compétences qu'il doit avoir acquises ou des tâches qu'il doit avoir accomplies après 15 jours, 30 jours, 45 jours, etc. En outre, demandez à ses mentors et à ses responsables de discuter de ses progrès qualitatifs en cours de route.
Prendre le temps de l'engagement des salariés
Maintenir l'engagement et l'amitié entre vos employés est un élément plus important du maintien d'un lieu de travail productif et fructueux que ne le pensent de nombreux dirigeants. Les employés collaborent mieux lorsqu'ils connaissent leurs collègues et s'entendent bien avec eux. Ils ont également tendance à s'investir davantage dans l'entreprise lorsqu'ils entretiennent des liens avec les autres employés.
Cela vaut aussi bien pour les stagiaires que pour les employés permanents. Pour les aider à tisser des liens entre collègues, réservez du temps à cet effet. Organisez des discussions à distance autour de la fontaine à eau, des déjeuners d'équipe à distance ou des happy hours à distance avec des jeux à jouer. Cela semble simple et banal, mais cela permet à vos stagiaires de se sentir plus à l'aise pour poser des questions à leurs collègues et cela contribue à la culture de votre entreprise.
Maximiser vos programmes de stages à distance
L'année 2020 nous a peut-être tous bouleversés, mais s'il y a un côté positif, c'est bien l'augmentation des possibilités de travail et de stage à distance. En utilisant les stratégies ci-dessus, vous pouvez faire de chaque stage à distance une expérience productive et positive qui profite à toutes les personnes impliquées.
Pour savoir comment nous pouvons vous aider, renseignez-vous sur nos programmesIntrax Global Internships .
