Si la pandémie vous a amené à repenser la structure de votre lieu de travail ou à remettre en question la flexibilité à distance et l'empreinte numérique de votre entreprise, les stagiaires sont peut-être ce qu'il vous faut. Avec leur soif d'apprendre et le regard neuf d'une nouvelle génération, les stagiaires peuvent apporter une valeur ajoutée à n'importe quelle organisation. La seule question qui se pose est la suivante : savez-vous comment lancer un programme de stages ?
Si ce n'est pas le cas, nous pouvons vous éclairer. Dans cet article, nous vous présentons tous les détails, y compris :
- Avantages à court et à long terme des programmes de stages
- Exigences pour les employeurs accueillant des stagiaires
- Méthodes de recrutement des stagiaires internationaux
- Rôle des sponsors dans un programme de stage
- Conseils pour l'intégration des stagiaires
Mais tout d'abord, pourquoi lancer un programme de stages ?
Pourquoi lancer un programme de stages ?
Créer un tout nouveau stage n'est pas une mince affaire. Cela signifie que le "pourquoi" de votre entreprise doit être au premier plan de la conversation, afin que toute l'équipe soit impliquée et travaille dur pour que le programme se concrétise.
Votre "pourquoi" devrait inclure des avantages spécifiques à l'entreprise. Toutefois, tous les programmes de stage peuvent présenter une série d'avantages plus généraux. Nous les décrivons ci-dessous.
Avantages à court terme d'un programme de stage
Les programmes de stages présentent une longue liste d'avantages à court terme. Ces avantages sont notamment les suivants
- Possibilité accrue de déléguer
- Capacité à encadrer et à enseigner
- Un regard neuf sur les procédures et les processus de l'entreprise
Comment gérer un programme de stages : Déléguer
Les stagiaires commencent les programmes en étant impatients d'apprendre et d'assumer de nouvelles responsabilités. Par conséquent, s'il y a un stagiaire dans votre service, il est tout à fait possible de lui confier certaines tâches.
Il peut s'agir de suivre un stagiaire pendant qu'il remplit une base de données ou qu'il appelle un client potentiel. Il peut également s'agir de demander à un stagiaire formé de prendre en charge la communication d'un service.
En fin de compte, les stagiaires veulent apprendre en faisant, plutôt que de rester assis à regarder l'équipe toute la journée. S'il y a une tâche peu prioritaire dans votre assiette, il y a de fortes chances qu'un stagiaire soit heureux de s'en charger.
Comment gérer un programme de stage : Mentor
En plus de rendre votre quotidien plus léger, les programmes de stage offrent également une opportunité de mentorat. Si le mentorat est gratifiant en soi, il donne également aux employés l'occasion de.. :
- Exercice et amélioration des compétences en matière de leadership
- Améliorer les capacités de communication
- Apprendre par l'enseignement
- Construire leur réseau mondial
Lorsqu'un membre de l'équipe a la possibilité de développer ces compétences dans le cadre d'un programme de stage en entreprise, c'est toute l'organisation qui en profite.
Comment gérer un programme de stages : Écouter
Au cours d'un stage, vous enseignerez, mais vous apprendrez aussi.
Les stagiaires de la génération Z ont grandi en ligne et leurs compétences numériques n'ont fait que croître tout au long de la pandémie. Même si votre équipe est très au fait des technologies, un stagiaire est susceptible de remarquer où les processus peuvent être accélérés, automatisés ou améliorés d'une autre manière.
Écouter les conseils de votre stagiaire peut stimuler sa productivité pendant qu'il est en poste. De plus, si vous décidez de mettre en œuvre leurs idées à long terme, leur vision améliorera le flux de travail bien au-delà de la date de fin du programme.
Avantages à long terme d'un programme de stage
Les stages offrent également de nombreux avantages à long terme, notamment la création d'un vivier de recrutement international qui permettra à votre entreprise d'avoir accès à des talents internationaux pour les années à venir. L'embauche d'un stagiaire peut aider votre équipe à s'assurer que vous recrutez du personnel qui s'intégrera à l'équipe existante.
Un entonnoir d'acquisition de talents à l'échelle mondiale peut profiter à votre entreprise pendant des années.
Si le lancement d'un programme de stages nécessite du travail, des risques et un regard sur l'avenir, il exige également des entreprises qu'elles adoptent une approche proactive en matière d'embauche.
Trop souvent, les écarts entre les embauches laissent les membres de l'équipe actuelle dans l'obligation de prendre le relais. Cela peut être viable pendant quelques jours, mais pas à long terme. Comment votre entreprise peut-elle donc combler ces lacunes en matière d'emploi ?
Tirer les candidats d'un vivier de stagiaires qui a fait ses preuves est une excellente option et une pratique courante.
La National Association of Colleges and Employers (NACE) a indiqué que la majorité des employeurs interrogés dans le cadre d'une enquête réalisée en 2015 ont déclaré qu'ils recrutaient des débutants à temps plein par le biais de leurs programmes de stages.
Le processus est solide ; après avoir embauché un stagiaire et travaillé avec lui pendant 6 à 12 mois, votre équipe aura une bonne idée de sa capacité à s'intégrer à temps plein dans la structure de votre entreprise. Il s'agit d'un processus à faible risque :
- Les stagiaires coûtent moins cher que les embauches à temps plein
- Les stagiaires comprennent que la participation à un programme ne garantit pas un poste à temps plein.
- Les stagiaires ne sont pas destinés à combler des lacunes en matière d'emploi et n'assument pas de tâches de haut niveau ; s'ils ne conviennent pas, votre équipe n'aura pas à se démener pour assumer leur charge de travail.
Lorsqu'il s'agit de recrutements internationaux, il est encore plus avantageux de tâter le terrain en effectuant un stage, car l'embauche d'une personne originaire de l'étranger nécessite des formalités administratives supplémentaires.
Enfin, un avantage secondaire, mais non moins important, de l'embauche de stagiaires est l'amélioration du processus d'embauche.
Au fur et à mesure que votre équipe apprend à mettre en place un programme de stages, la procédure d'embauche devient hermétique. Que vous envisagiez ou non d'embaucher du personnel à temps plein à partir de votre vivier de stagiaires, le fait de perfectionner votre processus de sélection, d'entretien et d'intégration des candidats sera très utile à votre entreprise la prochaine fois qu'un poste vacant se profilera à l'horizon.
Exigences relatives à l'organisation d'un programme de stages internationaux
Tout bon programme de stage doit répondre à quelques critères. L'un de ces critères est la présence d'employeurs qualifiés et fiables. C'est pourquoi, à l'adresse Global Internships, nous demandons à nos entreprises d'accueil de satisfaire à certaines exigences raisonnables avant de commencer à embaucher des stagiaires.
Qu'est-ce qu'un visa J-1 Sponsor?
Bon nombre de ces exigences concernent la relation entre les sponsors et les entreprises d'accueil. Les parrains (comme nous) sont des entités désignées par le département d'État américain qui soutiennent les personnes souhaitant obtenir un visa aux États-Unis.
Les parrains sélectionnent les candidats, les mettent en contact avec les programmes, fournissent des documents essentiels tout au long de la procédure d'obtention du visa et apportent une aide d'urgence pendant le séjour des titulaires de visa aux États-Unis.
À Intrax Global Internships , notre spécialité est de travailler avec des personnes qui cherchent à obtenir un visa de visiteur d'échange (J-1). Les visas J-1 permettent aux ressortissants étrangers de suivre divers programmes aux États-Unis (y compris des stages) pour des périodes variables, mais généralement pas plus de 18 mois. Le visa n'est pas une étape du processus d'immigration, mais plutôt une opportunité d'échange culturel et de développement professionnel global.
Communiquer avec les promoteurs de visas J-1
En tant qu'entreprise d'accueil potentielle, les parrains seront une ressource inestimable pour vous :
- Garantir la légalité de votre programme
- Valider que les stagiaires que vous embauchez ont une expérience adéquate, des compétences linguistiques appropriées et sont préparés pour le programme.
- Soutenir vos stagiaires en cas de problèmes de visa pendant leur séjour aux États-Unis.
Tout au long d'un programme de stage, la relation entre les parrains et les organismes d'accueil est mutuellement bénéfique. Les parrains s'occupent des aspects juridiques. Les organismes d'accueil offrent un stage de qualité. Pour que tout se passe bien, nous demandons aux entreprises d'accueil avec lesquelles nous travaillons :
- Communiquez avec nous sur tout changement que vous apportez au plan de stage approuvé.
- Contactez-nous immédiatement en cas d'urgence impliquant un stagiaire
- Respecter les règles et règlements de l'entreprise d'accueil (énumérés ci-dessous)
Offrir un programme de stages de qualité
Chez Global Internship, nous nous engageons à offrir à nos futurs détenteurs de visa des expériences haut de gamme. C'est pourquoi, en plus de communiquer régulièrement avec les sponsors des visas, nous demandons aux entreprises d'accueil de.. :
- Superviser les stagiaires
- Encadrer les stagiaires
- Mettre à la disposition des stagiaires du personnel qualifié, du matériel et des ressources pertinentes.
- Respecter les lois et règlements en vigueur
Les stages sont des emplois, mais aussi des expériences d'apprentissage. C'est pourquoi nous attendons des entreprises d'accueil qu'elles créent et proposent des activités structurées pour enrichir l'expérience. Il y a plusieurs façons de procéder. Votre entreprise peut choisir de faire tourner les stagiaires dans plusieurs services afin qu'ils aient l'occasion d'apprendre une grande variété de tâches et de processus. Vous pouvez également proposer une formation en classe ou sur le lieu de travail. Enfin, vous pouvez inviter les stagiaires à assister à des conférences pertinentes avec leurs collègues.
Restrictions du programme de stage
Nous savons que les stagiaires peuvent participer à une grande variété de programmes. Vous pouvez représenter une entreprise du secteur de l'hôtellerie et de la restauration ou une startup technologique. Bien que nous permettions une certaine flexibilité dans les tâches de stage en fonction du domaine, il existe certaines restrictions imposées par le gouvernement que nous présentons ici.
Tout d'abord, les stagiaires titulaires d'un visa J-1 ne peuvent pas travailler dans le secteur de l'aviation, effectuer des travaux occasionnels ou occuper des postes susceptibles d'avoir une incidence négative sur le département d'État.
Ils ne sont pas non plus autorisés à s'occuper d'enfants, de personnes âgées ou de patients. En d'autres termes, il est généralement hors de question de travailler dans des garderies, des maisons de retraite ou des hôpitaux.
Les stages étant axés sur le développement professionnel et l'évolution de carrière, les programmes de stage ne peuvent comporter plus de 20 % de travail de bureau. En d'autres termes, les stagiaires ne peuvent pas faire office d'assistants administratifs.
Enfin, si vous organisez un stage dans le domaine de l'hôtellerie et du tourisme, vous devez intégrer au moins trois rotations dans le programme. Il n'y a pas de méthode unique, vous pouvez donc adapter les rotations à vos besoins.
Par exemple, les stagiaires peuvent passer par trois départements différents au cours du programme. Le stage peut également comprendre trois phases fonctionnelles distinctes au sein d'un même service.
Comment lancer un programme de stages :
Prêt à lancer un programme de stages ? Vous vous demandez comment commencer ? Nous vous aiderons à franchir les étapes et vous expliquerons comment nous pouvons vous aider en tant que titulaire d'un visa J-1 sponsor.
La chronologie de base est la suivante :
- Partenaire d'un sponsor
- Recruter à l'échelle mondiale
- Stagiaires embarqués
1 : Partenariat avec un Sponsor
Comme nous l'avons expliqué plus haut, les parrains sont un élément essentiel de toute procédure de demande de visa J-1. Ils préparent les visiteurs d'échange à se rendre à l'étranger, les guident dans toutes les démarches administratives nécessaires à l'obtention d'un visa et assurent leur suivi pendant le programme. Ces entités étant essentielles à la réussite de tout programme de stage international, il est important de trouver et de choisir judicieusement les parrains.
Sur Intrax, nous soutenons les entreprises du début à la fin. Cela signifie que nous :
- Fournir aux entreprises d'accueil les meilleurs talents
- Fournir une assistance en matière de visa (de la délivrance du DS-2019 à l'échange de conseils pour les entretiens)
- Mettre les stagiaires en contact avec l'assurance
- Évaluer les compétences linguistiques en anglais
- Vérifier et fournir un soutien d'urgence pendant le programme
- Contrôler le respect des règles gouvernementales tout au long des stages
Si vous choisissez de travailler avec nous en tant que sponsor pour un programme de stage international, vous pouvez être tranquille en sachant que nous avons des décennies d'expérience dans l'envoi de personnes à l'étranger.
Pourquoi travailler avec nous ? Études de cas du programme de stages
Nos entreprises clientes chantent régulièrement les louanges de nos processus et des stagiaires que nous leur envoyons. L'appréciation est mutuelle ; nous sommes constamment impressionnés par l'organisation, le dévouement et l'énergie des entreprises d'accueil.
Vous trouverez ci-dessous quelques exemples d'organisations avec lesquelles nous travaillons, afin que vous puissiez vous faire une idée de ce qu'est un partenariat avec nous en tant que sponsor.
Equilar: Entrez en contact avec des stagiaires fantastiques
Equilar est un excellent fournisseur de données sur les cadres. En fait, il s'agit du premier fournisseur de données sur les cadres, fournissant des informations sur plus de 500 000 cadres et membres de conseils d'administration à plus de 1 000 entreprises publiques et privées clientes.
La diversité est l'un des principes clés d'Equilar, et la mise en place d'un programme de stages internationaux lui permet de mobiliser cette valeur.
Megan Lum, responsable des ressources humaines, a déclaré que les stagiaires d'Equilar ( Intrax ) "ont tous une éthique de travail fantastique, une attitude positive et la volonté de soutenir notre entreprise dans n'importe quel domaine".
Non seulement le programme de stages d'Equilar est directement lié à son objectif de promouvoir la diversité raciale, ethnique et de genre dans les conseils d'administration, mais il lui fournit également des talents fantastiques pour propulser l'entreprise vers l'avant.
Omnium: Recevoir d'excellentes ressources de formation
Omnium est une entreprise fondée par des diplômés de l'Université de Waterloo qui se spécialise dans les services complets de stratégie de mise en marché et d'optimisation des ventes pour les entreprises de produits de consommation courante. Omnium s'engage pleinement à créer des programmes de stages et de mentorat de qualité pour les étudiants prêts à développer leurs compétences dans un environnement de travail réel.
À l'adresse Intrax Global Internships , nous fournissons une assistance J-1 à l'équipe d'Omnium, allant de la gestion des assurances aux besoins en matière de sécurité sociale. Nous assurons également la formation des visiteurs d'échange que nous envoyons à sponsor, ce que le PDG d'Omnium, John Valeriote, a reconnu comme étant "un élément clé de différenciation dans le domaine des stages internationaux J-1".
Notre programme de formation a incité l'équipe d'Omnium à améliorer la façon dont elle gère ses programmes de stages, augmentant ainsi la valeur pour toutes les équipes.
Robinhood: Naviguer facilement dans la bureaucratie
Robinhood est une entreprise de technologie financière dont le programme de mobilité mondiale devrait croître de 100 % au cours de l'année à venir.
Nous travaillons avec Robinhood en tant que guichet unique pour leurs besoins en matière de visas ; nous fournissons des visas et un suivi juridique aux stagiaires, nous nous assurons que tous les visiteurs d'échange sont assurés médicalement et nous suivons les équipes pour voir si le programme est couronné de succès.
Par-dessus tout, l'équipe de Robinhood apprécie que nous ne compliquions pas la situation déjà confuse des personnes qui travaillent aux États-Unis avec un visa.
Amy Jennison, responsable du programme de mobilité mondiale chez Robinhood, a déclaré que "Intrax offre un processus facile à naviguer entre l'acheteur "nous" et nos étudiants, avec une communication et un service à la clientèle excellents. Il s'agit d'un processus complexe et ils sont proactifs, ce qui n'est pas le cas de beaucoup d'autres entreprises de la même catégorie.
2 : Recruter à l'échelle mondiale
C'est ce que nous faisons depuis des années et nous disposons donc d'un solide réseau de partenaires dans le monde entier en qui nous avons confiance pour nous mettre en relation avec des talents qualifiés. En nous appuyant sur ce réseau, nous travaillons avec les entreprises pour trouver des candidats qui répondent à leurs besoins.
Quel que soit votre secteur d'activité, nous sommes en mesure de vous trouver un excellent candidat. Nous travaillons avec des entreprises dans :
- Arts ; Culture
- Hôtellerie ; Tourisme
- Information ; médias ; communications
- Gestion ; Affaires ; Commerce ; Finance
- Administration publique ; Droit
- STEM ; professions industrielles
Quelles que soient les attentes de votre équipe, nous pouvons vous proposer un stagiaire qui répond à vos besoins et possède les compétences requises.
3 : Embarquer des stagiaires
Une fois que votre équipe aura engagé un stagiaire, vous travaillerez avec elle à l'élaboration d'un plan de stage. Ce plan est à la fois bénéfique pour votre équipe et une étape obligatoire de la procédure de demande de visa.
Le plan de placement en stage se présente sous la forme d'un formulaire appelé DS-7002. Ce formulaire demande des informations de base sur l'entreprise :
- Numéro d'identification de l'employeur
- Le nombre d'heures de travail hebdomadaire des stagiaires (32 heures au minimum)
- Informations sur la politique d'indemnisation des accidents du travail (le cas échéant)
- Nombre de salariés à temps plein dans l'entreprise
- Recettes annuelles
Une fois cette étape franchie, vous devez élaborer le plan de stage. Ce plan n'a pas besoin d'être long, mais il doit comprendre les éléments suivants
- Le rôle du stagiaire dans l'entreprise
- Les services dans lesquels ils travailleront
- Les tâches spécifiques qu'ils prendront en charge
- Les activités culturelles auxquelles l'entreprise d'accueil fera participer le stagiaire
Si vous rencontrez des difficultés pour remplir ce formulaire, vous pouvez nous contacter pour nous poser des questions.
Bien que nous fournissions une formation avant le départ à tous nos visiteurs d'échange, c'est à l'entreprise d'accueil qu'il incombe d'accueillir les stagiaires. Pour que ce processus soit couronné de succès :
- Envoyer aux stagiaires le programme d'intégration avant leur arrivée
- Configurer les comptes du stagiaire (courriel, etc.) avant son arrivée.
- Encourager les questions
- Aborder les stagiaires avec une attitude accueillante
Offrir une expérience de stage de qualité
Les stagiaires internationaux se rendent aux États-Unis pour se perfectionner sur le plan professionnel, mais aussi pour participer à des échanges culturels.
Cela signifie que les programmes réussis intègrent harmonieusement les deux expériences. Sur le lieu de travail, les membres de l'équipe doivent donner aux stagiaires l'occasion d'assumer de nouvelles responsabilités et d'apprendre les tenants et les aboutissants des différents services. En dehors du travail, les membres de l'équipe doivent, le cas échéant, faire participer les stagiaires à des sorties culturelles.
Un musée local organise-t-il prochainement une soirée de bienfaisance ? Votre stagiaire devrait y être invité. Il en va de même pour les billets d'entreprise pour un match de baseball ou toute autre expérience culturelle enrichissante.
En se concentrant sur l'échange culturel, on obtient un programme réussi et un stagiaire heureux. Lorsque vous renvoyez votre stagiaire satisfait du programme, vous laissez la porte ouverte à d'éventuelles embauches futures et vous augmentez vos chances de trouver des recrues internationales plus talentueuses grâce au bouche-à-oreille.
Le lancement d'un programme de stage réussi peut donner un coup de fouet à tout, de la reconnaissance du nom de l'entreprise à l'échelle mondiale à l'amélioration des processus quotidiens.
Pour plus d'informations sur le lancement d'un programme de stage, vous pouvez nous contacter.
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