Plan de formation DS-7002 : comment réussir l'examen dès la première tentative

Toute demande de visa J-1 pour stagiaire ou apprenti commence par le formulaire DS-7002. Le Département d'État américain utilise ce formulaire pour s'assurer que le stage constitue une expérience d'apprentissage structurée : phases de formation bien définies, superviseur désigné, cadre d'évaluation clair et lieu d'activité vérifié. Sans un formulaire DS-7002 approuvé, l sponsor délivrer le formulaire DS-2019, et sans le formulaire DS-2019, aucun entretien pour l'obtention du visa ne peut avoir lieu. Tout plan présentant un manque de précision dans l'une de ses sections est renvoyé pour révision, ce qui peut retarder de plusieurs semaines l'entretien de visa de votre participant.

Ce guide s'adresse en premier lieu aux responsables des ressources humaines ou aux responsables du recrutement chargés de remplir le formulaire DS-7002. Les stagiaires sur le point d'en signer un, les coordinateurs de stages qui se familiarisent avec ce formulaire, ainsi que toute personne qui le découvre pour la première fois, trouveront que les explications et les exemples ci-dessous s'appliquent également à eux.

Depuis 2003, Intrax un sponsor agréé par le Département d'État américain pour les visas J-1. Grâce à nos Global Internships , nous avons placé plus de 50 000 participants au programme J-1 dans des entreprises d'accueil américaines depuis 2010, et nous examinons des milliers de formulaires DS-7002 chaque année. Ce guide vous explique en détail ce que le formulaire exige, ce qui est renvoyé et comment rédiger un plan qui sera approuvé dès la première fois.

Petit guide pour les débutants :

• DS-7002 : Ce formulaire, le plan de formation
• DS-2019 : Certificat d'éligibilité, sponsor par le sponsor afin que le participant puisse demander un visa J-1
• SEVIS I-901 : frais fédéraux pour les participants à des programmes d'échange, à régler en ligne avant l'entretien à l'ambassade
• DS-160 : formulaire de demande de visa en ligne que le participant doit remplir à l'intention du consulat américain 

Qu'est-ce que le DS-7002, au juste ?

Le formulaire DS-7002 est un programme de formation obligatoire exigé par le Département d'État américain avant la délivrance de tout visa J-1 pour stagiaire ou apprenti. Sans ce formulaire, il n'y a pas de formulaire DS-2019, et sans le formulaire DS-2019, il n'y a pas de visa.

Trois parties ont rédigé conjointement ce document : l'entreprise d'accueil, l'sponsor Intrax) et le participant. Chacune d'entre elles le signe et en assume les obligations légales. Le Département d'État s'en sert pour vérifier que le stage constitue une véritable expérience d'apprentissage régie parl'article 22 CFR § 62.22 du règlement fédéralintitulé « », qui définit les programmes d'échange de visiteurs.

Une précision avant de poursuivre : le formulaire DS-7002 est requis UNIQUEMENT pour les catégories « stagiaire » et « apprenti » du visa J-1. Les chercheurs, professeurs, enseignants, jeunes au pair et animateurs de camps de vacances relèvent de structures de programme différentes et ne doivent pas remplir ce formulaire.

Remarque à l'attention des participants : Votre signature a une valeur juridique. Elle atteste que vous avez lu le contrat et que vous acceptez le poste, le salaire, le nom du supérieur hiérarchique, les horaires et la durée tels qu'ils y sont indiqués. Les désaccords importants que vous ne signalez pas dès le départ apparaîtront lors de l'entretien à l'ambassade, et leur résolution prendra alors des jours, voire des semaines, au lieu d'un simple coup de fil. Si quelque chose vous semble incorrect (en particulier le salaire, le nom du superviseur, les dates de début et de fin, ou le lieu d'activité), signalez-le à votre sponsor signer.

Si vous avez reçu par e-mail un formulaire DS-7002 à signer, rendez-vous directement à la section FAQ ci-dessous. Le reste de ce guide s'adresse à l'entreprise d'accueil chargée de le remplir.

DS-7002 vs DS-2019 : la comparaison en 60 secondes

Si vous découvrez le parrainage J-1, ces deux formulaires prêtent souvent à confusion. Voici un résumé.

DS-7002 (Plan de formation et de stages)

• Qui le remplit : l'entreprise d'accueil le rédige ; sponsor
• Obligatoire pour : catégories « stagiaires » et « apprentis » J-1 uniquement
• Quand : Avant que le formulaire DS-2019 puisse être délivré
• Destination : dossier du programmeSponsor
• Signé par : Sponsor le responsable d'accueil + le participant

DS-2019 (Certificat d'éligibilité au statut de participant à un programme d'échange)

• Qui doit le remplir : Sponsor
• Obligatoire pour : toutes les catégories J-1
• Quand : Une fois le formulaire DS-7002 approuvé (le cas échéant)
• Étapes suivantes : entretien à l'ambassade + point d'entrée aux États-Unis
• Signé par : Sponsor, le participant au programme J-1 et le fonctionnaire consulaire 

Le DS-7002 permet d'obtenir le DS-2019, et le DS-2019 permet d'obtenir le visa. Si vous corrigez un problème dans le plan de formation dès maintenant, avant que les trois signatures aient été recueillies, vous gagnerez plusieurs jours, voire plusieurs semaines, sur le calendrier.

Les trois parties signataires du DS-7002

Chaque formulaire DS-7002 doit comporter trois signatures, et chaque signataire est soumis à des obligations spécifiques en vertu de cette signature.

1. Le sponsor Intrax) vérifie que le stage est conforme à la réglementation fédérale, signe le formulaire et délivre le formulaire DS-2019 une fois celui-ci approuvé.
2. L'entreprise d'accueil (vous) établit le plan de formation, désigne le tuteur sur le lieu de travail, certifie le salaire et les horaires, puis signe le document.
3. Le participant passe en revue le programme qu'il devra suivre au cours des prochains mois et le signe.

Les trois signatures doivent figurer dans le dossier avant que le formulaire DS-2019 ne soit délivré. 

Ce que le Département d'État examine réellement dans le formulaire DS 7002

Les évaluateurs ne se contentent pas de cocher une case. Ils cherchent à savoir si ce stage permettra réellement au participant de développer ses compétences professionnelles dans un cadre structuré et encadré. Un projet qui ressemble à une offre d'emploi échoue d'emblée à ce test.

Voici les critères spécifiques qui déterminent si un formulaire DS-7002 est validé :

• Des phases d'une durée maximale de 4 mois chacune (conformément au règlement Intrax relatif aux stages)
• Nom complet du supérieur hiérarchique (le nom complet est obligatoire ; le titre seul ne suffit pas ; le supérieur hiérarchique doit être un employé en poste possédant l'expertise requise ; les prestataires externes et les collègues ne sont pas admissibles)
• Pour les stages rémunérés, le salaire doit être au moins égal au salaire minimum fédéral, majoré, le cas échéant, du salaire minimum en vigueur au niveau de l'État ou de la collectivité locale (voir les directives du ministère du Travail relatives au salaire minimum)
• Les phases doivent décrire ce que le participant apprendra au-delà des tâches qu'il devra accomplir (le plan doit se lire comme une feuille de route de formation plutôt que comme une description de poste)
• Le nombre d'heures doit correspondre à un poste à temps plein
• La composante culturelle doit être substantielle (une mention du type « le stagiaire peut participer à des événements facultatifs » ne suffit pas)
• Activités interdites aux stagiaires : travaux non qualifiés ou occasionnels, garde d'enfants, soins aux personnes âgées, soins médicaux ou contact avec des patients, ou plus de 20 % de tâches administratives ou d'assistance de bureau (voir j1visa.state.gov/programs/intern)

Comment structurer les phases pour qu'elles soient validées

C'est le niveau de précision qui fait la différence entre un plan qui est approuvé et un autre qui est renvoyé. Les descriptions trop vagues des différentes phases constituent l'une des raisons les plus courantes pour lesquelles un formulaire DS-7002 est renvoyé à l'organisme responsable pour révision.

Voici à quoi ressemble cette différence dans la pratique.

Formulation imprécise (risque d'être renvoyé) :

Phase 1 (mois 1 à 3) : Le stagiaire assistera l'équipe marketing dans le cadre de diverses campagnes et se familiarisera avec le marketing numérique.

Spécifique (a plus de chances d'être validé) :

Phase 1 (mois 1 à 3): le stagiaire observe deux cycles complets de campagne, accompagne le responsable SEO lors de trois revues de campagne, obtient la certification HubSpot de l'entreprise et rédige un rapport sur l'environnement concurrentiel avant la douzième semaine. Évaluation : une grille d'évaluation en quatre critères portant sur la précision, la profondeur de l'analyse, la communication et la gestion de projet, notée sur une échelle de 1 à 5 par le superviseur.

La deuxième version précise les méthodes (observation, accompagnement, obtention d'une certification), les livrables (rapport sur l'environnement concurrentiel) et le cadre d'évaluation. Les évaluateurs doivent pouvoir constater un apprentissage structuré, et cette structure doit être clairement visible sur la page.

Les phases doivent également s'enchaîner de manière cohérente. La phase 1 porte généralement sur l'intégration et l'observation. La phase 2 introduit la contribution sous supervision. La phase 3 s'oriente vers un travail autonome, ponctué de contrôles par un mentor. Un plan sur 12 mois où les trois phases se ressemblent comme deux gouttes d'eau donne l'impression d'avoir été copié-collé, et les évaluateurs le remarquent.

8 raisons pour lesquelles les formulaires DS-7002 sont renvoyés

Un dossier renvoyé fait perdre du temps à votre stagiaire dans le cadre de la procédure de visa. Voici les problèmes qui surviennent le plus souvent.

1. Les descriptions des phases sont vagues. « Aider à diverses tâches » relève davantage d'une offre d'emploi que d'un plan de formation. Chaque phase doit mentionner des compétences, des méthodes et des résultats concrets précis. Solution : reformulez chaque phase en précisant trois résultats concrets et les méthodes que vous utiliserez pour les enseigner.
2. Le supérieur hiérarchique est indiqué uniquement par son titre. Il est nécessaire d'indiquer le nom d'une personne réelle. La mention « Responsable marketing » sans nom associé est incomplète. Solution : saisissez le nom complet du supérieur hiérarchique et vérifiez qu'il s'agit bien d'un employé actuel possédant l'expertise requise.
3. Le responsable n'est pas adapté au poste. Le fait qu'un stagiaire en graphisme soit encadré par un responsable commercial régional soulève des questions quant à la possibilité d'atteindre réellement les objectifs de formation. Solution : désigner un responsable dont le poste correspond au domaine de formation du stagiaire, même si cela implique de transférer le stage vers un autre service.
4. Le salaire indiqué sur le formulaire DS-7002 ne correspond pas à celui de la lettre d'offre. Même un écart minime est signalé et doit être corrigé avant de pouvoir valider le formulaire. Solution : ouvrez les deux documents côte à côte et vérifiez que tous les montants correspondent avant de valider.
5. Les horaires prévus ne correspondent pas à un stage à temps plein. Les stages à temps partiel ne sont pas éligibles au titre des règles standard applicables aux stagiaires J-1. Solution : avant de soumettre la demande, vérifiez que la lettre d'offre et le formulaire DS-7002 indiquent tous deux un temps de travail hebdomadaire à temps plein.
6. La partie consacrée à la culture est absente ou reste superficielle. Une section vide ou des formulations génériques concernant des événements facultatifs donnent l'impression d'un non-respect de l'esprit de l'échange culturel. Solution : remplacez les formulations génériques par deux ou trois exemples concrets propres à votre entreprise, tels qu'un programme de mentorat, une sortie d'entreprise trimestrielle ou une visite organisée d'un site culturel local.
7. Ce plan ressemble à une fiche de poste. Il énumère les tâches incombant à l'entreprise plutôt que les objectifs d'apprentissage du participant. Solution : reformulez chaque étape en commençant par ce que le participant va apprendre, plutôt que par ce qu'il va produire pour vous.
8. Le lieu d'activité ne correspond pas à l'affectation réelle. L'omission de succursales ou l'absence de documentation concernant les rotations entre plusieurs sites sont des causes fréquentes de ce problème. Solution : dressez la liste de tous les lieux où le participant travaillera, y compris les succursales, ainsi que tout calendrier de rotation.

La place du DS-7002 dans votre processus de recrutement

Le formulaire DS-7002 est un document préalable à la demande de visa, et il se situe au début d'une procédure qui prend plusieurs semaines.

1. L'entreprise d'accueil définit le poste, le supérieur hiérarchique et la rémunération
2. Sponsor que le stage est conforme à la réglementation J-1
3. Le participant est reçu en entretien et sélectionné
4. Le formulaire DS-7002 a été rédigé par l'hôte avec la contribution du sponsor
5. Formulaire DS-7002 signé par les trois parties
6. Sponsor le formulaire DS-2019
7. Intrax les frais SEVIS I-901 ; le participant remplit le formulaire DS-160 et se présente à l'entretien à l'ambassade 
8. Une fois le visa obtenu, le participant arrive aux États-Unis.
9. Évaluation à mi-parcours transmise au sponsor pour les programmes d'une durée supérieure à six mois)
10. Évaluation finale remise au sponsor la fin du programme
11. Délai de grâce de 30 jours après la date de fin du programme
12. Le participant doit quitter les États-Unis au cours du délai de grâce de 30 jours ; il ne peut ni travailler, ni poursuivre les activités du programme, ni rentrer à nouveau sur le territoire une fois qu'il est parti

C'est précisément parce que cette procédure est longue que les hôtes doivent entamer les démarches pour le DS-7002 suffisamment à l'avance. Chaque cycle de révision allonge la durée de la procédure de plusieurs jours. Pour connaître le calendrier détaillé, veuillez consulter la procédure complète de demande de visa J-1.

Remarque à l'attention des participants : la date la plus proche à laquelle vous pourrez obtenir un rendez-vous pour votre visa dépendra du moment où l'ensemble de cette procédure sera terminée. Un formulaire DS-7002 sans erreur dès la première tentative peut vous faire gagner plusieurs semaines.

Évaluations : que se passe-t-il une fois le programme J-1 lancé ?

Les obligations liées au programme ne prennent pas fin avec l'obtention du visa J-1. Chaque stage ou placement en tant que stagiaire J-1 comprend deux étapes d'évaluation.

• Pour les programmes d'une durée inférieure à 6 mois : une évaluation finale, signée à la fois par le participant et le superviseur
• Pour les programmes d'une durée supérieure à six mois : une évaluation à mi-parcours et une évaluation finale, toutes deux signées
• Toutes les évaluations sont transmises au sponsor la date de fin du programme

Chez Intrax, nous transmettons les évaluations intermédiaires et finales à l'organisateur et au participant. Le format est déjà établi par Intrax, mais l'organisateur peut (et devrait) inclure d'autres types d'indicateurs d'évaluation dans le plan de formation. 

Comment Intrax vous Intrax réussir l'examen dès la première tentative

Intrax chaque formulaire DS-7002 au regard de la réglementation fédérale avant de le soumettre au SEVIS, afin de s'assurer que les réponses sont exactes et exhaustives. Forte de plus de 20 ans d'expérience en tant qu'sponsor agréé pour les stagiaires et apprentis J-1 sponsor ayant placé plus de 50 000 participants J-1 dans des entreprises telles que Splunk, Lime, Robinhood, Superhuman et Equilar, notre équipe a rencontré pratiquement tous les problèmes pouvant survenir dans le cadre d'un programme de formation. Nous savons ce qu'il faut pour que votre plan soit approuvé et que votre stagiaire ou apprenti puisse prendre l'avion !

Accueillez un stagiaire ou un apprenti titulaire d'un visa J-1 avec Intrax

Un formulaire DS-7002 bien structuré est la base d'un placement J-1 conforme, et le fait de le remplir correctement dès la première soumission vous permet de respecter vos délais et de garantir l'obtention du visa de votre stagiaire. Intrax du parrainage, Intrax la vérification réglementaire et Intrax la délivrance du formulaire DS-2019. À vous de définir le poste, de désigner le superviseur et d'élaborer le programme de formation.

Prêt à aller de l'avant ? Contactez l'Intrax dès aujourd'hui pour en savoir plus sur le parrainage J-1 ou consultez les tarifs et les conditions d'éligibilité.

Foire aux questions sur le DS-7002

Qu'est-ce que le formulaire DS-7002 ?

Le formulaire DS-7002 est un plan de stage ou de formation exigé par le Département d'État américain pour les visas J-1 de stagiaire et de participant à un programme de formation. Il décrit les objectifs d'apprentissage du participant, la structure du stage, le nom du superviseur, la rémunération et les critères d'évaluation. Le sponsor, l'entreprise d'accueil et le participant doivent tous le signer avant que le formulaire DS-2019 puisse être délivré.

Où puis-je me procurer un formulaire DS-7002 vierge ?

Votre sponsor J-1 désigné vous sponsor le modèle DS-7002 une fois que votre stage aura été déterminé. Le formulaire vierge est également accessible au public sur le site du Département d'État américain. Intrax la version finale à toutes les parties pour signature via DocuSign.

Le DS-7002 est-il identique au DS-2019 ?

Non. Le formulaire DS-7002 est le programme de formation élaboré par l'entreprise d'accueil et examiné par le sponsor. Le formulaire DS-2019 est le certificat d'éligibilité délivré par le sponsor le formulaire DS-7002 approuvé. Le participant doit se présenter à son entretien à l'ambassade muni du formulaire DS-2019 ainsi que d'une copie de son formulaire DS-7002. 

Quelle peut être la durée des phases du DS-7002 ?

Conformément au règlement Intrax , chaque phase ne peut excéder quatre mois pour les stagiaires. Un programme de douze mois comprend généralement trois phases d'une durée maximale de quatre mois chacune.

Quelle est la durée maximale des programmes de stage et de formation J-1 ?

Les programmes de stage J-1 ont une durée maximale de 12 mois. Les programmes de formation J-1 ont une durée maximale de 18 mois (à l'exception des programmes dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration, dont la durée maximale est de 12 mois). Consultez le site j1visa.state.gov/programs/trainee pour connaître les conditions spécifiques aux programmes de formation.

Le même DS-7002 peut-il être réutilisé pour plusieurs participants ?

Non. Chaque participant doit disposer de son propre formulaire DS-7002, adapté à son rôle, à son supérieur hiérarchique, aux différentes phases du projet et à sa rémunération.

Comment savoir si mon formulaire DS-7002 est prêt à être envoyé ?

Vérifiez que tout correspond aux 8 points ci-dessus. Chaque phase doit mentionner les résultats attendus et les méthodes que vous utiliserez pour les enseigner. Le nom complet du superviseur doit être indiqué et correspondre au poste. Le salaire et les horaires doivent correspondre à la lettre d'offre. La partie consacrée à la culture d'entreprise ne doit pas être qu'un simple remplissage. Le lieu d'activité doit correspondre à l'endroit où le participant travaillera réellement. En cas de doute, demandez sponsor votre sponsor vérifier votre dossier avant de le soumettre.

Que se passe-t-il si nous commettons une erreur sur le formulaire DS-7002 ?

Contactez sponsor votre sponsor . Les corrections mineures peuvent être traitées par voie administrative. Les modifications importantes concernant le rôle, le responsable hiérarchique ou la structure du programme nécessitent généralement un amendement officiel. Tenter de poursuivre la procédure avec des informations erronées dans le dossier entraîne un risque de non-conformité.

Et si le poste venait à changer considérablement au cours du programme ?

Toute modification officielle du formulaire DS-7002 doit être soumise par l'intermédiaire du sponsor. Les changements concernant le lieu d'activité, le superviseur ou les principaux objectifs de formation ne peuvent pas être effectués de manière informelle. Si vous avez des questions, veuillez contacter directement Intrax .